Un plan structuré pour des réunions axées sur le STEM qui énumère objectifs, allocations de temps, points à l'ordre du jour, intervenants, résultats attendus, documents préparatoires et actions de suivi afin de rendre les réunions utiles, efficaces et orientées vers la responsabilité.

Principe

Les réunions doivent être axées sur des objectifs, limitées dans le temps, comporter des résultats souhaités clairs pour chaque point, exiger une lecture préparatoire si nécessaire et se clore par des étapes suivantes assignées à des responsables.

Démonstration

Un ordre du jour pour une réunion mensuelle de pilotage STEM prévoit 10 minutes pour une revue des données du district (avec rapport pré-diffusé), 20 minutes pour les demandes budgétaires, 15 minutes pour les mises à jour de formation des enseignants et cinq minutes pour consigner les actions et leurs responsables.

Mauvaise application

Remplir l'ordre du jour d'articles peu prioritaires, ne pas diffuser les documents à l'avance, utiliser la réunion comme un simple forum de compte rendu sans décisions ou omettre d'attribuer des étapes suivantes.

Conséquence

Un ordre du jour bien conçu augmente la productivité de la réunion, garantit la préparation nécessaire, clarifie décisions et responsabilités, réduit la durée des réunions et améliore le suivi de la mise en œuvre.

Inversion

Des réunions ouvertes, non structurées ou des comptes rendus sans objectifs gaspillent souvent le temps des participants, obscurcissent les responsabilités et n'aboutissent pas à des actions concrètes.

Limite

S'applique aux réunions formelles et séances de travail planifiées ; ne régit pas les conversations informelles, les fils de messagerie instantanée ou les échanges asynchrones sauf comme documents de référence.

Tension sémantique

Lié aux procès-verbaux (qui consignent ce qui s'est passé) et aux plannings (qui indiquent le timing) mais distinct en ce qu'il prescrit le contenu prévu, les résultats, le pré-travail et la responsabilité avant la tenue de la réunion.

Synthèse

L'Ordre du Jour STEM est l'outil de l'animateur qui transforme le temps de réunion en décisions coordonnées et actions responsables en précisant à l'avance le but, les apports, le calendrier et les responsables.